สิ่งที่คุณควรรู้ก่อนตัดสินใจใช้ระบบ ERP
ทุกธุรกิจมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว และนั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงไม่มีระบบ ERP ที่ “ดีที่สุด” และยังมีสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณอย่างไม่ต้องสงสัย
นอกจากความสมบูรณ์ ของตัวผลิตภัณฑ์แล้วสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการจัดหาระบบ ERP คือ ความเหมาะสมในการใช้งาน ความยืดหยุ่นสูงที่สามารถพัฒนาและสามารถรองรับการพัฒนาในอนาคตได้ในราคาที่เหมาะสมกับประสิทธิภาพการใช้งาน ระบบ ERP ที่เลือกใช้นั้นต้องสามารถรองรับการใช้งานในอนาคตอย่างน้อย 10 ปี หรือ 20 ปี ข้างหน้า
หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ ที่กำลังเติบโตในทิศทางที่ดี ถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องให้ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) เข้ามามีบทบาทในองค์กรของคุณ สำหรับผู้ที่ยังไม่ทราบว่าระบบ ERP คืออะไร ? รวมไปถึงยังไม่ทราบว่า ERP หมายถึงอะไร ? เราจะรวมคำตอบให้แล้วในบทความนี้
ERP คืออะไร ?
ก่อนที่จะตัดสินใจใช้งาน คุณควรรู้ว่าระบบนี้ย่อมาจากอะไรและมีความหมายอย่างไร คำว่า ERP ย่อมาจาก “Enterprise Resource Planning” หรือ การวางแผนทรัพยากรองค์กร โดยเป็นแพลตฟอร์มที่รวมศูนย์การดำเนินงานหลักของบริษัท โดยระบบจะเชื่อมโยงระบบงาน ต่างๆ ภายในองค์ เช่น งานขาย,งานทรัพยากรมนุษย์,งานบัญชีการเงิน,งานโครงการ, งานผลิต รวมถึงระบบการกระจายสินค้า เข้าไว้ด้วยกัน
ประเภทของโปรแกรม ERP
การนำเอาโปรแกรม ERP เข้ามาช่วยบริหารจัดการงานภายในองค์กร ทำให้เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารเห็นภาพรวมขององค์กรได้อย่างชัดเจน ระบบ ERP ซึ่งมีฟังก์ชั่นการทำงานที่แตกต่างกัน โดยประเภทของระบบ ERP ที่พบมากที่สุด ได้แก่ Cloud ERP, on-premise ERP และ Hybrid
ERP ระบบ Cloud
เริ่มต้นที่ระบบแรกของ ERP เป็นระบบที่นิยมใช้งานกันมากในช่วงเวลานี้ เนื่องจากสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่บนโลกใบนี้ ขอเพียงมีอินเทอร์เน็ตเพียงเท่านั้น โดยข้อมูลต่าง ๆ จะถูกเก็บไว้เป็นอย่างดีภายใน Cloud ซึ่งเป็นไดร์ฟที่เก็บข้อมูลต่าง ๆ เอาไว้บนอินเทอร์เน็ต สะดวกเป็นอย่างมากในขั้นตอนของการดึงข้อมูลต่าง ๆ นำไปใช้งาน
ERP ระบบ On-Premise
สำหรับการทำของงาน ERP รูปแบบนี้คือ การติดตั้งระบบเอาไว้ภายในเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร มักใช้กับองค์กรใหญ่ ๆ ที่ต้องการเก็บข้อมูลเอาไว้เป็นความลับให้มากที่สุด แม้จะไม่สะดวกเหมือนอย่าง ERP ในระบบ Cloud แต่ในเรื่องของความปลอดภัย ต้องยอมรับเลยว่ามั่นใจได้เกือบ 100% ว่าไม่มีทางรั่วไหลออกไปอย่างแน่นอน
ERP ระบบ Hybrid
แบบไฮบริดเป็นการผสมผสานระหว่างทั้งสองอย่าง โดยโฮสต์ส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจในองค์กรและส่วนที่เหลือไว้ในระบบคลาวด์ตามความต้องการของลูกค้า หมายเหตุสำคัญที่ควรเพิ่มที่นี่คือเพื่อให้แน่ใจว่าระบบนอกสถานที่ของคุณเชื่อมโยงกับระบบภายในองค์กรเพื่อการรับส่งข้อมูลที่ราบรื่น
เมื่อใดที่ธุรกิจคุณต้องใช้งาน ERP system ?
นี่คือสัญญาณเตือนแล้วว่าตอนนี้องค์กรของคุณกำลังต้องการระบบ ERP เข้ามาช่วยดูแลจัดการระบบงานให้ดีขึ้น จะมีอะไรบ้างมาดูกันเลย
- ระบบเดิมไม่สามารถรองรับการเติบโตขององค์กรได้แล้ว
การที่ยังใช้งานระบบเก่า ๆ อยู่ ในที่สุดแล้วเมื่อกาลเวลาผ่านไป องค์กรเติบโตขึ้น สุดท้ายแล้วระบบเหล่านั้นก็จะมาถึงขีดสุด ไม่สามารถพัฒนาต่อไปได้ตามการเติบโตขององค์กรแล้ว ซึ่งเมื่อถึงเวลานั้น ERP คือตัวเลือกที่ดีที่สุด เพราะระบบสามารถยืดหยุ่นได้ ปรับตัวตามการเติบโตขององค์กรได้อย่างทันท่วงที ด้วยมาตรฐานของระบบ ERP ที่สามารถพัฒนาไปได้ไกลถึงในระดับโลก
- เกิดความยากลำบากระหว่างความแตกต่างของการใช้งานระบบ
“ความเข้ากันไม่ได้ของระบบ” เป็นปัญหาที่มักเจอได้ในทุก ๆ การเปลี่ยนผ่านของเทคโนโลยี หากองค์กรของคุณยังเลือกใช้ระบบเดิม ๆ อยู่ ทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานยังคงล้าหลัง ไม่สามารถใช้งานร่วมกับระบบใหม่ ๆ ที่สะดวกมากยิ่งขึ้นได้ รวมไปถึงเพิ่มศักยภาพการทำงานให้มากขึ้นไปพร้อม ๆ กัน
- องค์กรไม่สามารถตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้
ในช่วงเวลาที่เศรษฐกิจของโลกมีการแข่งขันสูงเช่นนี้ ระบบเก่าที่อยู่อาจยังไม่พอ ซึ่งแน่นอนว่า ERP ก็เป็นหนึ่งในเครื่งมือที่คุณควรมี เพราะจะทำให้ลูกค้าได้เล็งเห็นถึงศักยภาพการทำงานขององค์กรที่ทันสมัย รวมไปถึงความรวดเร็วในทุก ๆ ระบบการจัดการ ช่วยให้สามารถตอบสนองทุกความต้องการของลูกค้าได้อย่างทันท่วงที จะบอกว่า ERP คือหัวใจของความสำเร็จขององค์กรในตอนนี้ก็ไม่ใช่พูดที่เกินจริงแต่อย่างใด
ความเสี่ยงที่ต้องเจอเมื่อไม่มีระบบ ERP ?
- พลาดโอกาสสำคัญ (Missed opportunities)
การที่มองภาพรวมขององค์กรได้ไม่ครบทุกมุมมอง อาจทำพลาดโอกาสสำคัญที่จะพัฒนาธุรกิจให้ก้าวหน้าไปมากกว่าเดิมได้
- กระบวนการไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ (Inefficient processes)
การใช้กระบวนการรูปแบบเดิม ๆ ที่ช้าและล้าสมัย อาจทำให้ต้องเสียทั้งเงินและเวลา
- ระบบบริการลูกค้าทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร (Poor customer service)
นอกจากจะมีตัวเลือกให้เลือกเยอะแล้ว อีกหแน่นอนว่าเมื่อไม่มีฐานข้อมูลกลาง ช่องทางการติดต่อลูกค้าจะเป็นเรื่องที่ลำบากไปในทันที ซึ่งอาจทำให้ไม่สามารถพิชิตใจลูกค้าในระยะยาวได้
- ความสามารถในการแข่งขันลดลง (Reduced competitiveness)
การที่ยังใช้ระบบที่ยังล้าหลัง ทำให้ในมุมมองของการแข่งขัน คุณไม่สามารถทัดเทียมกับคู่แข่งที่มีการพัฒนารูปแบบระบบในเวอร์ชั่นล่าสุดได้ทัน
หากคุณต้องการใช้ระบบ ERP แล้วละก็ ต่อไปนี้เป็น 5 ขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการและระยะเวลาที่เหมาะสมในแต่ละขั้นตอน
ทำไมคุณจึงควรจัดการธุรกิจด้วยระบบ ERP
ระบบ ERP รวบรวมการดำเนินงานทั้งหมดไว้บนแพลตฟอร์มเดียว พร้อมนำเสนอการรวมศูนย์ข้อมูลและข้อได้เปรียบมากมายที่เจ้าของธุรกิจอยากเห็นอย่างแน่นอน
การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
Odoo ทำให้กระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนเป็นเรื่องง่าย หากคุณต้องการผลลัพธ์ที่รวดเร็ว Odoo ไม่ทำให้ผิดหวัง
การส่งและรับข้อความอาจเป็นความท้าทายที่คุณเผชิญในขณะที่ธุรกิจขยายตัว ซึ่งก่อให้เกิดปัญหามากขึ้น เช่น การให้บริการล่าช้าและการทำงานซ้ำซ้อน และอื่นๆ อีกมากมาย
ระบบ ERP ที่ทำงานได้ดีควรนำเสนอความโปร่งใสของข้อมูล การตรวจสอบย้อนกลับของงานและโปรเจ็กต์ และแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกทีมมีความเข้าใจตรงกัน ขณะเดียวกันก็ส่งผ่านโปรเจ็กต์ระหว่างกันได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้ โดยปกติแล้วระบบจะมีฟีเจอร์ในการสร้างใบสั่งขาย (SO) ใบสั่งซื้อ (PO) และเอกสารอื่นๆ โดยอัตโนมัติ ที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการรวบรวมและป้อนข้อมูล
การเสริมสร้างผลผลิต
หลายคนสับสนระหว่างประสิทธิภาพการผลิตและผลผลิต แม้ว่าประสิทธิภาพหมายถึงการทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น แต่ผลผลิตหมายถึงการขยายงานของคุณให้มีผลกระทบที่สำคัญมากขึ้น
การแชร์ข้อมูลแบบเรียลไทม์ถือเป็นเรื่องปกติไปแล้วในโลกของระบบ ERP สมมติว่าพนักงานขายได้สร้างใบสั่งขาย (SO) และข้อมูลทั้งหมดควรมีการแชร์บนโมดูล CRM การเงิน การผลิต และสินค้าคงคลัง เพื่อแจ้งเตือนทีมที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับงานของพวกเขาสำหรับการขายเดียวกัน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน ปรับปรุงการใช้งานทรัพยากรที่ดีขึ้นเพื่อสร้างโอกาสในการขายมากขึ้น
การจัดงานที่ยืดหยุ่น
ในขณะที่โลกค่อยๆ ฟื้นตัวจากโรคระบาด ธุรกิจส่วนใหญ่ก็ปรับใช้การจัดการการทำงานแบบผสมผสาน/การทำงานระยะไกล
การจัดการธุรกิจของคุณด้วยระบบ ERP เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเปลี่ยนแปลงสู่นิวนอร์มอลได้อย่างราบรื่น เนื่องจากช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงพอร์ทัลของบริษัทได้ทุกที่ทุกเวลาด้วย เพื่อจำกัดอุปสรรคในการขยายไปสู่ระดับสากล
วิธีการเลือกใช้ระบบ ERP
การตัดสินใจเลือกหนึ่งในระบบ ERP ที่มีอยู่มากมายในตลาดอาจเป็นเรื่องยากลำบาก ขนาดบริษัท ลักษณะธุรกิจ และความต้องการทางธุรกิจ คือ 3 สิ่งที่คุณต้องการนำมาพิจารณาเมื่อเลือกระบบ ERP และนี่คือเหตุผลว่าทำไม
1. ขนาดบริษัท
ในฐานะองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME) คุณควรมองหาความสามารถในการขยายขนาดและความคุ้มค่าในระบบ ERP เนื่องจากบริษัท SME มักจะไม่มีพนักงานฝ่ายไอทีหรือฝ่ายเทคโนโลยี
ระบบ ERP สำหรับ SME นั้นควรใช้งานง่าย และให้ผู้ใช้นำไปใช้ได้ง่าย ควรมีโมดูลที่จำเป็นทั้งหมดพร้อมที่จะช่วยคุณประหยัดเวลาจากงานที่ต้องทำด้วยตนเอง
นี่คือสาเหตุที่ SMEs มักจะใช้ Cloud ERP พวกเขาจ่ายค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิกเป็นระยะเพื่อเข้าถึงโมดูลทั้งหมดในขณะที่ใช้งบเพียงเล็กน้อยเพื่อการพัฒนาและการใช้งาน ช่วยให้พวกเขาเพลิดเพลินไปกับความยืดหยุ่นสูงสุดและความสามารถในการปรับขยายด้วยต้นทุนที่น้อยกว่า
2. อุตสาหกรรม
แน่นอนว่าลักษณะธุรกิจของคุณก็มีบทบาทสำคัญในการเลือกระบบ ERP ของคุณเช่นกัน การใช้ระบบ ERP เฉพาะอุตสาหกรรมที่ตอบสนองความต้องการของคุณด้วยขั้นตอนการทำงานทั่วไปบางส่วนเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในภาคส่วนที่มีความสามารถในการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นผู้ผลิต ให้มองหาระบบที่มีโมดูลการควบคุมคุณภาพ การวางแผนการผลิต และการจัดการสินค้าคงคลัง
3. ความต้องการทางธุรกิจ
ก่อนที่จะใช้ระบบ คุณควรประเมินธุรกิจของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ เพื่อระบุและจัดลำดับความสำคัญของฟังก์ชันหลักที่คุณต้องการ
คุณยังต้องพิจารณาการเติบโตของธุรกิจเมื่อเลือกระบบ ERP ของคุณ พิจารณาว่าแพลตฟอร์มดังกล่าวอนุญาตให้คุณปรับแต่งขั้นตอนการทำงาน แดชบอร์ด และรายงานเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นหรือไม่
สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ให้ศึกษาชื่อเสียงของผู้ให้บริการในอุตสาหกรรมของคุณ ให้เลือกผู้ให้บริการที่เป็นที่ยอมรับแล้วในโลกของ ERP และให้การบริการลูกค้าที่ดี สิ่งนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวในอนาคตเพื่อการผสานรวมที่ราบรื่นและการสนับสนุนด้านฟังก์ชันและทางเทคนิคหลังการขายที่เพียงพอ
คุณควรคาดหวังอะไรบ้าง
หลังจากที่ทีมของคุณได้คุ้นเคยกับการจัดการงานในระบบเดิมแล้ว ยังมีอีกหลายสิ่งที่ระบบ ERP จะนำมาพัฒนาให้กับธุรกิจของคุณในระยะยาว
การเติบโตของธุรกิจ
คุณสามารถวัดการเติบโตของธุรกิจได้หลายวิธี เช่น รายได้ จำนวนลูกค้าเป้าหมาย ผลิตภาพของทีม และอื่นๆ อีกมากมาย
ผู้บริหารระดับสูงควรใช้การเข้าถึงข้อมูลบริษัทและรายงานต่างๆ แบบเรียลไทม์ ที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติโดยระบบที่อัปเกรดของคุณ เพื่อให้คำแนะนำในการตัดสินใจทางธุรกิจได้ทันท่วงที
ความสามารถในการปรับขยายและการปรับแต่ง
หากทุกอย่างทำงานได้อย่างถูกต้องและคุณเห็นการเติบโตอย่างต่อเนื่อง ก็ถึงเวลาที่คุณต้องทำการสำรวจโอกาสเพิ่มเติมในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ระบบ ERP ของคุณ
ระบบ ERP ของคุณควรเติบโตไปพร้อมกับคุณเพื่อสร้างความร่วมมืออย่างต่อเนื่อง ด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ยืดหยุ่นและปรับขยายได้
เทคโนโลยีใหม่ล่าสุด
สิ่งสำคัญคือระบบ ERP ของคุณตามทันโลกแห่งเทคโนโลยีและนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้เป็นประจำ เช่น Artificial Intelligence (AI) Machine Learning (ML) และ Internet of Things (IoT) ในบริการต่างๆ เพื่อให้การสนับสนุนทีมของคุณอย่างยั่งยืน
เทคโนโลยีใหม่เหล่านี้สามารถเพิ่มขีดความสามารถของระบบ ERP ของคุณในการจัดการข้อมูลปริมาณมากขึ้นในระยะเวลาเท่ากัน ในขณะเดียวกันก็ให้คำแนะนำที่แม่นยำยิ่งขึ้นเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีที่สุด
สิ่งที่ควรกล่าวถึงก็คือเทคโนโลยีใหม่นี้มอบประสบการณ์ผู้ใช้ (UX) ที่ดีขึ้นให้กับพนักงานของคุณ เพื่อเพิ่มผลผลิตและสร้างประสบการณ์การใช้งานของลูกค้าที่ดีขึ้น ซึ่งทำให้คุณแตกต่างจากคู่แข่งของคุณ
ไม่ว่าคุณจะเปลี่ยนแปลง การดำเนินธุรกิจในรูปแบบดิจิทัลหรือต้องการเปลี่ยนไปใช้ระบบ ERP อื่น การตัดสินใจก็ถือว่ายากพอๆกัน
และ Odoo ยังมีรายการแอปพลิเคชันที่ครอบคลุมมากกว่า 80 รายการเพื่อจัดการธุรกิจของคุณ หากท่านสนใจระบบ ERP อย่าลังเลที่จะติดต่อผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม และทดลองใช้งานระบบจริง
สนใจบริการ ERP Implement & Consulting ติดต่อได้ที่
Email : bds@goconnext.com
Tel. : 088-809-0910 to 16
Line OA : @erphero
#SME #erphero #erp #odoo #ระบบERP #CRM #POS #sale #invoicing #โปรแกรมบัญชี #purchase #Inventory #MRP
ขอขอบคุณข้อมูลอ้างอิง :