เทคนิคบริหารเงินสด ให้ธุรกิจไม่มีวันเจ๊ง
หากเปรียบธุรกิจเป็นร่างกายคนแล้ว “เงินสด” ก็เป็นเหมือนกับกระแสเลือดที่คอยหล่อเลี้ยงให้ธุรกิจอยู่รอดหรือต้องหยุดชะงัก ธุรกิจไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเงินสดในมือให้เพียงพอในการดำเนินธุรกิจได้ เปรียบเหมือนบุคคลทั่วไปที่จะออกจากบ้านไปทำงานหรือไปทำธุระอะไรก็ตาม หากในกระเป๋าสตางค์ไม่มีเงินหรือมีไม่ถึง 100 บาทคนนั้นก็คงไม่กล้าออกจากบ้านหรือออกไปแบบขาดความมั่นใจ ไม่กล้าซื้อหรือกินอะไรเลย ดังนั้นการทำธุรกิจก็เช่นกัน และบางครั้งธุรกิจกำไรเยอะก็เจ๊ง ได้ถ้าไม่รู้จักวิธี บริหารกระแสเงินสด ให้ดีและมีประสิทธิภาพ
ไม่ว่าจะอยู่ในช่วงจังหวะไหนของการทำธุรกิจ ทั้งช่วงเริ่มต้น ช่วงขยาย ช่วงเติบโตมีกำไรเกินเป้า หรือช่วงประสบปัญหาทางการเงิน การจัดการเงินสดให้ดีและเข้าใจที่มาที่ไปของเงินสดในการทำธุรกิจเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะเงินสดเป็นทั้งโอกาสในการสร้างความเติบโต ในขณะเดียวกันก็เป็นความอยู่รอด หากในวันหนึ่งธุรกิจมีเงินหมุนเวียนที่ไม่เพียงพอ ก็จะได้หาทางรับมือได้ทัน
บริหารเงินสด อย่างไรไม่ให้เงินขาดมือ
การดูเงินสดของกิจการว่ามีความเคลื่อนไหวเข้า-ออกอย่างไร จะว่าไปก็คล้ายกับการดูรายการ (Transaction) ในสมุดบัญชีธนาคาร จะต่างกันก็คือ ในความเป็นจริง รายการขายบางรายการอาจจะไม่ได้รับเงินเลยทันที จึงต้องโน้ตรายการนั้นไว้เพื่อตามเก็บเงินและเปลี่ยนสถานะของรายการนั้นเมื่อถึงกำหนดรับเงิน
จากที่เล่ามาทั้งหมดเลยเป็นที่มาว่า เจ้าของธุรกิจจึงควรหมั่นตรวจสอบสุขภาพการเงินในบัญชีอย่างสม่ำเสมอ เพื่อดูว่าธุรกิจสามารถเก็บรายได้มาได้ครบถ้วนตามที่ควรจะเป็นหรือไม่ เมื่อทราบจำนวนรายได้ที่มีอยู่ จึงจะสามารถวางแผนการเงินในปีถัดไป เพื่อให้มีเงินสดพอใช้สำหรับทำกิจกรรมสำคัญๆ ในแต่ละช่วงเวลาได้อีกด้วย
8 เทคนิคในการบริหารเงินสด
1. การจัดทำงบประมาณการเงินสด (Cash budget) เพื่อป้องกันไม่ให้เงินขาดมือ การจัดทำงบประมาณเงินสดนั้นเป็นการวางแผนการใช้เงินระยะสั้นในแต่ละเดือนโดยมีวิธีการลงบันทึกเงินสดรับว่าในเดือนนี้เราจะได้รับเงินสดจากการขายหรือจากแหล่งเงินไหนเป็นจำนวนเท่าไหร่ สำหรับเงินสดจ่ายเราก็จะบันทึกว่าในเดือนนี้เรามีรายการจ่ายอะไรบ้างเช่นจ่ายค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าใช้จ่ายในการผลิต หรือจ่ายหนี้ที่ต้องชำระในแต่ละเดือน เมื่อนำมาหักลบกันระหว่างเงินสดรับและเงินสดจ่าย เราก็จะทราบว่าจะมีเงินสดเหลือจำนวนเท่าไหร่ หากไม่มีเงินสดเหลือเพียงพอที่จะจ่ายได้ก็จะได้วางแผนจัดหาเงินสดมาได้ทันเวลา การจัดทำงบประมาณการเงินสดรับจ่ายนั้นจำเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจที่มีสภาพคล่องต่ำ มีเงินสดในมือจำนวนน้อย
2. เร่งขบวนการเก็บเงินให้เร็วขึ้น ในการดำเนินธุรกิจทั่วไปมีความจำเป็นที่ต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อสินค้าจึงทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องหาเงินมาเพื่อหมุนเวียนในลูกหนี้การค้าด้วย ยกตัวอย่างกิจการหนึ่งมียอดขายเดือนละ 100,000 บาทหากให้เครดิตเทอมนาน 30 วันก็ต้องหาเงินสดมาใช้หมุนเวียนในลูกหนี้การค้าเพิ่มอีก 100,000 บาท หากลูกหนี้ชำระไม่ตรงตามกำหนด กิจการนั้นก็ยิ่งจำเป็นต้องหาเงินสดมาเพิ่มในส่วนที่ลูกหนี้ยังไม่ชำระอีกด้วย กรณีที่เรามีความต้องการเงินสดมากขึ้นและต้องการใช้เงินด่วนเราก็สามารถใช้กลยุทธ์การให้ส่วนลดเงินสดกับลูกหนี้การค้าได้ โดยแจ้งตั้งแต่วันซื้อว่าหากเขาจ่ายเป็นเงินสดภายใน 7 วันเราก็จะให้ส่วนลดอีกร้อยละ 2 (2% ของยอดซื้อ) ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ผู้ซื้อที่ต้องการได้รับส่วนลดก็จะซื้อเงินสดทันทีหรือชำระภายใน 7 วัน วิธีการให้ส่วนลดนี้จะช่วยให้กิจการได้เงินสดเร็วขึ้นเราจะใช้ก็เฉพาะกรณีที่ต้องการเงินสดหรือขาดเงินทุนหมุนเวียน นอกจากการให้ส่วนลดเงินสดแล้ว เราควรใช้วิธีเร่งรัดหนี้สินควบคู่ไปพร้อมกันด้วย การเร่งรัดหนี้สินควรทำทันทีที่ลูกหนี้ครบกำหนดการชำระเงินแต่ยังคงผลัดผ่อนไม่ยอมชำระ ก็จำเป็นต้องติดตามทวงถามอย่างใกล้ชิดและระมัดระวังที่จะให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้รายนี้ในครั้งต่อไปด้วย
3. เร่งขบวนการเคลียร์ริ่ง (Clearing process) ให้เร็วขึ้น กรณีที่กิจการได้รับเช็คล่วงหน้าหรือเป็นเช็คของสาขาต่างจังหวัดก็ควรรีบส่งไปรอเคลียร์ริ่งที่ธนาคารให้ตรงกับวันที่ของเช็คโดยไม่ต้องรอให้ถึงวันนั้นแล้วค่อยไปธนาคารเพราะปัจจุบันธนาคารมีบริการด้านการดูแลการเคลียร์ริ่งเช็คให้กับลูกค้าแล้ว
4. เร่งการเก็บเงินลูกหนี้ที่จ่ายด้วยบัตรเครดิต วิธีนี้กิจการต้องรีบส่งบิลไปเรียกเก็บเงินกับธนาคารทันทีในวันรุ่งขึ้นที่ลูกค้ารูดบัตร นอกจากนั้นก็ควรใช้วิธีเจรจาขอลดค่าธรรมเนียมการใช้บัตรเครดิตด้วยเพื่อลดต้นทุนของกิจการ
5. ชะลอการจ่ายเงินสดออกให้ช้าที่สุด หากกิจการใดขาดสภาพคล่องและขาดเงินสดในมือก็มีความจำเป็นต้องพิจารณาว่ามีเจ้าหนี้รายใดที่จะสามารถเจรจาขอยืดอายุการชำระหนี้ให้ช้าลงได้ และมีรายจ่ายรายการใดที่ยังไม่จำเป็นต้องจ่ายได้บ้างก็อาจชะลอการชำระออกไปก่อน สำหรับสิ่งที่ต้องห้ามในการไม่จ่ายนั้นก็คือค่าแรง และเงินเดือนพนักงาน รวมทั้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระของธนาคาร เพราะรายการเหล่านี้มีผลอย่างมากต่อกิจการ หากพนักงานนำไปพูดภายนอกทำให้กิจการเสียเครดิตได้และยังอาจเสียพนักงานที่ทำงานดีๆไปอีกด้วย นอกจากการพิจารณาเรื่องการชะลอจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้แล้วยังมีวิธีที่บริษัทใหญ่ๆมักนิยมใช้กันนั่นก็คือวิธีการกำหนดขั้นตอนการจ่ายเงินให้กับผู้ขายสินค้าให้กับบริษัทเช่น
- กำหนดวันวางบิลโดยกำหนดเดือนละหนึ่งถึงสองครั้ง
- กำหนดวันรับเงินให้ห่างกับวันวางบิลซึ่งสามารถยืดระยะเวลาการชำระเงินได้อีกและยังวางแผนการหาเงินสดได้ด้วย
- กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเช่นต้องมีเอกสารเพิ่มเติมนอกจากแค่ใบวางบิลเท่านั้นเพื่อเพิ่มความยุ่งยากมากขึ้นทำให้การวางบิลอาจช้าลงได้
6. ควบคุมค่าใช้จ่าย เพื่อให้ได้เงินสดในมือที่เพิ่มขึ้น เราก็ควรวิเคราะห์รายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดว่ามีรายการใดที่ยังลดค่าใช้จ่ายได้อีกเพื่อลดต้นทุนและยังสามารถได้เงินสดเพิ่มขึ้นได้ วิธีการลดค่าใช้จ่ายไม่ควรเกี่ยวข้องกับการลดคุณภาพของสินค้าหรือบริการเด็ดขาดควรเป็นการควบคุมให้ค่าใช้จ่ายอยู่ในเกณฑ์ที่สมเหตุสมผลเท่านั้น
7. จัดหาเงินสดใช้เฉพาะส่วนที่ต้องการเท่านั้น เนื่องจากการกู้เงินที่มากเกินความจำเป็นก็ต้องรับภาระดอกเบี้ยมากขึ้นเพราะเงินที่ได้มากขึ้นก็ไม่ได้ก่อเกิดประโยชน์อะไรต้องนำมาฝากในบัญชีออมทรัพย์หรือกระแสเงินสดที่ได้ดอกเบี้ยต่ำกว่าเงินกู้ที่ต้องเสียดอกเบี้ยในอัตราที่สูงกว่าด้วย
8. มีการกำหนดการเก็บเงินสดในมือที่เหมาะสม วิธีนี้เราจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลการใช้เงินในอดีตที่ผ่านมาว่าจะต้องมีเงินสดในมือจำนวนเท่าใดที่ทำให้ไม่ขาดสภาพคล่อง
เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการฝ่ายการเงินที่ประสบปัญหาขาดสภาพคล่อง หรือมีสภาพคล่องต่ำจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำงบประมาณการเงินสด (งบกระแสเงินสด) เพื่อวางแผนการจัดหาเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอ รวมทั้งการใช้เทคนิคทั้ง 8 วิธีที่ได้กล่าวมาข้างต้นในการบริหารเงินสดเพื่อให้มีต้นทุนที่ถูกด้วย
Odoo ยังมีรายการแอปพลิเคชันที่ครอบคลุมมากกว่า 80 รายการเพื่อจัดการธุรกิจของคุณ หากท่านสนใจระบบ ERP อย่าลังเลที่จะติดต่อผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม และทดลองใช้งานระบบจริง
สนใจบริการ ERP Implement & Consulting ติดต่อได้ที่
Email : [email protected]
Tel. : 088-809-0910 to 16
Line OA : @erphero
#SME #erphero #erp #odoo #ระบบERP #CRM #POS #sale #invoicing #โปรแกรมบัญชี #purchase #Inventory #MRP
ขอขอบคุณข้อมูลอ้างอิง :