ต้องเตรียมตัวอย่างไรก่อนที่จะขึ้นระบบ ERP ในองค์กร
การนำระบบ ERP เข้ามาใช้ หรือ การเปลี่ยนจากระบบเดิมมาเป็นระบบใหม่ ต่างก็ถือว่าเป็นโครงการใหญ่ เพราะเป็นการพลิกรูปแบบการทำงานในองค์กร พนักงานต้องพบกับหน้าตาของแพลตฟอร์มใหม่ อาจมีขั้นตอนการทำงาน หรือข้อกำหนดบางอย่างที่เปลี่ยนไป
ระบบ ERP นับว่าเป็นเครื่องมือสำคัญที่เข้ามาช่วยในการบริหารธุรกิจยุคดิจิทัลเลยก็ว่าได้ เพราะการนำ ERP มาใช้ในองค์กร จะทำให้กระบวนการการทำงานเป็นระบบ มีมาตรฐาน ช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจ และเป็นตัวช่วยผู้บริหารวิเคราะห์ธุรกิจได้ง่ายและแม่นยำ
องค์กรของคุณจะเริ่มต้นใช้งานระบบด้วยระบบ erpได้อย่างไร ต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง
1. เตรียมความพร้อมของพนักงานก่อนที่จะนำระบบ erp เข้ามาใช้ พร้อมจัดตั้งทีมงานที่รับผิดชอบ
พนักงาน คือผู้ที่จะใช้งานระบบ ERP เป็นหลัก ดังนั้นก่อนผู้บริหารจะนำระบบเข้ามาใช้ ควรพูดคุย เปิดโอกาสให้พนักงานได้ตั้งคำถาม และแสดงความคิดเห็น ตั้งแต่ขั้นตอนการเลือกระบบ ERP ที่จะนำมาใช้
หลังจากนั้นควรประกาศไปยังพนักงานทุกระดับ ให้ทราบถึงข้อดี และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น พร้อมจัดตั้งทีมงานที่รับผิดชอบในฝ่ายต่างๆ อย่างชัดเจน รวมทั้งเตรียมความพร้อมในเรื่องของเวลา ให้ทีมงานสามารถมีส่วนร่วมกับโครงการอย่างเต็มที่ เพื่อให้การดำเนินงานภายในองค์กร และ การประสานงานกับ Implementor เป็นไปได้อย่างราบรื่น
เพราะในแต่ละองค์กร ล้วนมีพนักงานหลายแผนก หลายส่วนงานที่จะต้องเป็นผู้ปรับตัวและปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของตนเองให้สอดคล้องกับการทำงานของระบบ erp ดังนั้นก่อนจะเลือกระบบ erp เข้ามาใช้งานภายในองค์กร ก็ควรมีการเปิดรับฟังความคิดเห็นของพนักงาน และพูดคุยถึงปัญหาในการทำงานของพนักงานเสียก่อน
2. รวบรวมความต้องการการใช้งานระบบ erp ที่ตอบโจทย์การดำเนินงานขององค์กร และกำหนดเป้าหมาย รวมถึงผลลัพธ์ในการใช้งานระบบ erp ให้ชัดเจน
เมื่อจัดตั้งคณะทำงานสำหรับการนำระบบ erp มาใช้งานเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ทราบถึงขั้นตอนในการจัดเก็บข้อมูล, ขั้นตอนในการดำเนินงานระหว่างแผนก, ระบบการเดินเอกสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานด้วย
จากนั้นจึงนำข้อมูลเหล่านี้มาหาข้อสรุปในการเลือกระบบ erp และกำหนด Requirements หรือความต้องการใช้งานระบบ erp ให้มีความเหมาะสมกับองค์กร เพื่อให้สามารถคัดเลือกผู้ให้บริการติดตั้งระบบ erp ได้ตรงตามความต้องการ และสามารถนำระบบ erp เข้ามาแก้ไขหรือเสริมการทำงานต่าง ๆ ให้ดียิ่งขึ้น
นอกจากนี้ยังต้องมีการกำหนดเป้าหมาย รวมถึงผลลัพธ์ในการนำระบบ erp เข้ามาใช้งานให้มีความชัดเจน เช่น เพื่อลดขั้นตอนในการเดินเอกสารหรือเพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้สะดวก
3. คัดเลือกผู้ให้บริการระบบ erp ที่เหมาะสม
เมื่อองค์กรได้ Requirements ของการใช้งานระบบ erp มาเรียบร้อยแล้ว จากนั้นก็ต้องมาทำการคัดเลือกผู้ให้บริการระบบ erp ที่เหมาะสมกับความต้องการใช้งานขององค์กร โดยเลือกผู้ให้บริการระบบ erp ที่มีความเชี่ยวชาญในด้านที่องค์กรต้องการ และเลือกระบบ erp ที่สามารถปรับรูปแบบการทำงานให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรได้
4. เตรียมความพร้อมของข้อมูล
หากองค์กรมีการจัดเก็บเอกสารหรือมีระบบการออกเอกสาร ที่ใช้แพลตฟอร์มภายนอกมาก่อน ก็จะต้องตระเตรียมการถ่ายโอนข้อมูลจากแพลตฟอร์มภายนอกเข้ามาสู่ระบบ erp ให้เรียบร้อย และหากองค์กรมีการดำเนินงานด้านเอกสารแบบแมนวล เช่น การใช้บิลเงินสดหรือการเบิกจ่ายเงินที่ธนาคารโดยใช้ใบฝาก-ถอน สิ่งเหล่านี้ควรได้รับการนำเข้าสู่ระบบ erp และมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเสียใหม่ เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานร่วมกับระบบ erp
5. ทดสอบระบบ และ ตรวจสอบการทำงานข้อมูลให้ครบถ้วน ก่อนใช้งานจริง
เมื่อดำเนินการติดตั้งระบบ erp จนเสร็จสมบูรณ์แล้ว ต้องมีการทดสอบระบบก่อนใช้งานจริง เพื่อดูความลื่นไหลในการทำงานของระบบ erp และตรวจสอบข้อผิดพลาดในการทำงานของระบบ erp เพื่อที่จะได้แก้ไขได้ทันหากมีปัญหาใด ๆ
6. จัดอบรมการใช้งานระบบ erp ให้แก่พนักงาน
หลังจากข้อมูลถูกต้องครบถ้วน ระบบผ่านการทดสอบจนมั่นใจแล้ว สิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม หลังจากนั้นจะต้องมีการอบรมการใช้ระบบหรือการ Training ให้กับพนักงาน
ในช่วงแรก ๆ อาจจะยังมีข้อผิดพลาดแบบ Human Error อยู่บ้าง หรือพนักงานอาจยังใช้งานไม่ถนัด เพราะยังไม่คุ้นเคยกับระบบ erp แต่เมื่อใช้งานไปได้สักพัก พนักงานจะค่อย ๆ คุ้นเคยกับระบบ erp และสามารถใช้งานได้ดีขึ้นเอง
Odoo ยังมีรายการแอปพลิเคชันที่ครอบคลุมมากกว่า 70 รายการเพื่อจัดการธุรกิจของคุณ หากท่านสนใจระบบ ERP อย่าลังเลที่จะติดต่อผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม และทดลองใช้งานระบบจริง
สนใจบริการ ERP Implement & Consulting ติดต่อได้ที่
Email : [email protected]
Tel. : 088-809-0910 to 16
Line OA : @erphero
#SME #erphero #erp #odoo #ระบบERP #CRM #POS #sale #invoicing #โปรแกรมบัญชี #purchase #Inventory #MRP
ขอขอบคุณข้อมูลอ้างอิง :