5 ปัญหา ที่ SMEs เจอบ่อย แต่ ERP ช่วยได้
ในการทำธุรกิจ ปฏิเสธไม่ได้ว่าจะต้องพบเจอปัญหามากมายที่ผู้บริหารหรือผู้ประกอบการจะต้องเตรียมตัวรับมือ หาแนวทางป้องกันหรือแนวทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นให้ได้
ทำไมระบบ ERP ถึงมีความสำคัญต่อการทำงานในองค์กร
เนื่องจาก ERP เปรียบเสมือนระบบประสาทส่วนกลางขององค์กรธุรกิจ เข้ามาช่วยจัดการในส่วนที่จำเป็นของการดำเนินธุรกิจ ข้อมูลองค์กรส่วนใหญ่ หรือ ทั้งหมดจะถูกจัดอยู่ในระบบ ERP เพื่อให้เป็นการรวบรวมข้อมูลจริงไว้ในที่เดียว
1. ขาดสภาพคล่องทางการเงิน
ปัญหาในการทำธุรกิจ ที่มักจะเจอ คือการขาดสภาพคล่องทางการเงิน ทำธุรกิจจะดูแค่กำไร-ขาดทุนไม่ได้ เพราะการดำเนินธุรกิจแทบทุกอย่างล้วนต้องใช้เงินทุน ผู้ประกอบการบางรายที่สนใจแต่กำไร-ขาดทุน แต่ไม่ได้ดูว่ามีเงินสดจริงๆ เท่าไหร่ ไม่รู้กระแสการเงินที่หมุนเวียนในระบบ ก็จะทำให้ธุรกิจขาดสภาพคล่อง
เช่น บริษัทที่มีการเก็บเงินลูกค้าทั้งเป็นเงินสดและเป็นเครดิต แต่เจ้าของธุรกิจไม่รับรู้ว่ามีเงินเข้ามาจริง ๆ เท่าไหร่ รับรู้แค่ว่าขายดี จึงตัดสินใจลงทุนเพิ่ม ซึ่งขัดกับเงินที่อยู่ในมือจริง ๆ ส่งผลให้หมุนเงินไม่ทันบ้าง เงินไม่เพียงพอต่อรายจ่ายอื่น ๆ บ้าง
แนวทางแก้ไข
ผู้ประกอบการต้องจัดการระบบบัญชีและการเงินให้ดี พร้อมกับการวางระบบบริหารที่ถูกต้อง ผู้บริหารควรรับรู้สถานการณ์จริงของบริษัท รู้ถึงเงินทุนที่ต้องใช้จ่ายจริง รายได้ รายจ่าย กำไร กระแสเงินสด และแบ่งทุนสำรองที่มากเพียงพอต่อการประกอบธุรกิจ
ซึ่งการมีระบบที่ดีจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถวางแผนทางการเงินล่วงหน้าได้ สามารถรับมือกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้น
2. ขาดความรู้ด้านบัญชีและกฎหมาย
หลาย ๆ บริษัท ผู้ประกอบการยังไม่รู้ว่าควรจัดการกับบัญชีอย่างไร มีเอกสารสำคัญอะไรบ้าง ไม่เข้าใจระบบบัญชีอย่างแท้จริง รวมไปถึงความรู้ทางด้านกฎหมายที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจโดยตรง เช่น กฎหมายในการยื่นภาษีต่าง ๆ กลายเป็นปัญหาในการทำธุรกิจ ปัญญาใหญ่ที่มีผลกระทบตามมา
แนวทางแก้ไข
วางระบบการทำงานบัญชี-การเงินได้ โดยระบบมีเครื่องมือที่รองรับทั้งงานบัญชี การเงินและจัดการภาษีได้อย่างง่ายดาย ถูกต้องตามหลักของกรมสรรพากร มีระบบบัญชีที่ได้มาตรฐาน เป็นที่ยอมรับ ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน พร้อมทั้งลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ลดข้อผิดพลาดได้
3. พนักงานขาดความเข้าใจระบบการทำงาน
ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเปิดใหม่หรือเปิดมานานแล้ว พนักงานที่เข้ามาใหม่จำเป็นต้องเรียนรู้ระบบงานใหม่ทั้งนั้น บริษัทที่ไม่มีระบบการทำงานที่ดี จะทำให้เกิดปัญหาได้ เช่น พนักงานหาวิธีการทำงานของตัวเอง ทำให้ไม่มีระเบียบแบบแผน ควบคุมยาก ไม่ได้มาตรฐานและข้อมูลไม่อยู่ในระบบเดียวกัน และถ้าหากไม่มีระบบการเทรนนิ่งหรือเรียนรู้งาน แม้จะรับพนักงานที่มีความรู้และประสบการณ์ ก็ไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เนื่องจากขาดความเข้าใจในระบบการทำงาน
แนวทางแก้ไข
บริษัทควรวางระบบการทำงานที่ได้มาตรฐาน มีระบบการเทรนนิ่งที่ให้พนักงานสามารถเรียนรู้งานได้ง่าย จะทำให้พนักงานเรียนรู้ได้ไว มีความเข้าใจในกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน และระบบงานที่ดีจะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีมาตรฐาน เต็มประสิทธิภาพ
4. ไม่สามารถตรวจสอบการทำงานได้
บริษัทที่ไม่มีการใช้ระบบที่ได้มาตรฐานในการทำงาน ไม่รู้ว่างานที่มอบหมายไปมีความถูกต้องหรือไม่ หรือ หลาย ๆ และมีความเสี่ยงต่อการเกิดการทุจริตได้ง่าย เช่น บันทึกบัญชีไม่ตรงตามจริง มีแก้ไขข้อมูลการเงินได้ง่าย ๆ พนักงานเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญได้ เป็นต้น
แนวทางแก้ไข
บริษัทควรเลือกใช้ระบบที่มีความปลอดภัยในการทำงาน จำกัดสิทธิ์ในการแก้ไข เข้าถึงข้อมูล พร้อมทั้งมีการตรวจสอบเป็นประจำ ซึ่งระบบที่ดีจะช่วยให้มั่นใจถึงความถูกต้อง สามารถตรวจสอบได้ รู้ที่มาที่ไปของข้อมูล
5. ความน่าเชื่อถือขององค์กร
บริษัทที่พึ่งเปิดใหม่หรือบริษัทที่ยังไม่มีชื่อเสียง มักจะเกิดปัญหาในเรื่องของความเชื่อถือ ทั้งในฝั่งของธนาคารและผู้ลงทุน ทำให้พลาดโอกาสดี ๆ หรือข้อเสนอพิเศษต่าง ๆ
แนวทางแก้ไข
นอกจากผลงานที่เป็นที่ยอมรับแลัว ระบบการทำงานที่ได้มาตรฐานและเป็นที่ยอมรับ จะช่วยให้บริษัทมีความน่าเชื่อถือได้ เนื่องจากธนาคารหรือนักลงทุน รับรู้ถึงระบบการทำงานที่ได้มาตรฐาน ตรวจสอบได้จริง สามารถช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับธุรกิจได้ ทำให้มีโอกาสได้รับข้อเสนอที่มากกว่า เพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขันได้เลยทีเดียว
สำหรับ ERP เป็นระบบที่มีความสำคัญต่อการทำงานในองค์กรอย่างเห็นได้ชัด ตั้งแต่ SME, องค์กรขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งการพัฒนาระบบ ERP ของ odoo สามารถเลือกให้เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทได้เลยทีเดียว
Odoo ยังมีรายการแอปพลิเคชันที่ครอบคลุมมากกว่า 70 รายการเพื่อจัดการธุรกิจของคุณ
สนใจบริการ ERP Implement & Consulting ติดต่อได้ที่
Email : [email protected]
Tel. : 088-809-0910 to 16
Line OA : @erphero
#SME #erphero #erp #odoo #ระบบERP #CRM #POS #sale #invoicing #โปรแกรมบัญชี #purchase #Inventory #MRP